Vor einigen Jahren hat HubSpot ein eigenes Tool für Dokumente inkl. Tracking eingeführt. Als ein
standalone-Feature innerhalb des HubSpot Sales Hub, versprach es ein besseres Management von
Sales-relevanten Dokumenten. Es ermöglichte, pdf-Links für die hochgeladenen Dokumente zu
kreieren und stellte verschiedene Analyse- und Sicherheitsoptionen zur Verfügung.
Dieses Tool hat über die Jahre zwar seinen Zweck ganz gut erfüllt, doch ist es stets statisch geblieben
und hat sich nicht nennenswert weiterentwickelt. Durch den Kontakt zu HubSpot-Solution-Partnern
und durch Stimmen aus der Community haben wir erfahren, wie herausfordernd und frustrierend
das Arbeiten mit diesem Tool sein kann. Bei der Einführung galt das Tool noch als innovativ, doch
heutzutage kann es nicht mehr mit den Anforderungen eines modernen Sales-Teams mithalten.
In diesem Artikel werden die unterschiedlichen Leistungsmerkmale des HubSpot-Tools analysiert und
wir zeigen auf, welche Lücken CloudFiles durch eine nahtlose Integration schließt.
Über das HubSpot-Dokumente-Tool
Hierbei handelt es sich um HubSpots hauseigenes Tracking Tool für Dokumente. Es ermöglicht
HubSpot Usern Dokumente hochzuladen und zu pdf-Links zu konvertieren, die dann mit Kunden oder
Interessenten geteilt werden können, um deren Kaufinteresse zu erhöhen. Das Tool lässt allerdings
viele Funktionen vermissen, auf die ein modernes Sales- & Marketingteam angewiesen ist. Auf diese
Funktionen gehen wir später noch genauer ein.
Über CloudFiles
CloudFiles ist eine sichere App für Filesharing & Tracking, die eine umfassende Integration mit
HubSpot anbietet. Dank dieser Integration können Teams, die HubSpot benutzen, ganz einfach ihre
Dokumente teilen und tracken ohne HubSpot verlassen zu müssen. CloudFiles funktioniert innerhalb
und außerhalb des Datenbank-Kontexts und ermöglicht so eine holistische Sicht auf alle geteilten
Inhalte und die entsprechende Performance für Sales- und Marketing-Teams
CloudFiles als eine Alternative zum Dokumente-Tool von HubSpot
In diesem Abschnitt, listen wir verschiedene Probleme mit dem HubSpot-Dokumente-Tool auf, die
von der HubSpot Community berichtet wurden. Außerdem wird geschildert, wie CloudFiles diese
Probleme löst.
Ordnerstruktur
Das HubSpot-Dokumente-Tool hat eine nur sehr knappe Ordnerhierarchie. Manchen Teams reicht
das einfach nicht aus, um ihre getrackten Dokumente ordentlich zu strukturieren. Ein Sales-Team das
täglich über 1000 Dokumente an Kunden und Leads sendet, braucht eine viel tiefere Möglichkeit
Ordner und Dokumente zu strukturieren. In diesem Post – mit über 300 Upvotes – wird ausführlich
über dieses Problem berichtet.
CloudFiles bietet eine Content-Bibliothek, die eine tiefe und User-spezifische Ordnerstruktur
ermöglicht. Man kann beliebig viele Unterordner erstellen und das intuitive Navigationspanel sorgt
für einen effizienten und übersichtlichen Workflow.
Anders als der HubSpot-File-Manager
Der HubSpot-File-Manager ist ein gutes Tool, um verschiedene Dateiarten am selben Ort zu
speichern und zu organisieren. Er kann von verschiedenen HubSpot-Funktionen aus aufgerufen
werden, wie zum Beispiel von E-Mail Templates, Website CTAs, etc… Kurzgesagt, der File-Manager
bietet Vielseitigkeit und leichte Bedienung.
Das HubSpot-Dokumente-Tool hat nichts mit dem HubSpot-File-Manager zu tun. Es ist ein
eigenständiges Tool für HubSpot-Sales-Hub Nutzer. Der primäre Use Case des Dokumente-Tools ist
es, Sales-Dokumente sicher und trackbar durch Links zu teilen. Um das zu bewerkstelligen, muss der
User diese Datei separat in das Dokumente-Tool hochladen. Eine Übertragung aus dem File-Manager
ist nicht möglich. So wird das Dokumente-Tool oft zu einem „aufgezwungenen“ WorkflowBestandteil für das Sales- und Marketingteam. Der Post zu dieser Thematik hat über 300 Upvotes in
der HubSpot Community und erbittet, dass File-Tracking auch mit dem HubSpot-File-Manager
ermöglicht wird.
CloudFiles löst dieses Problem, indem es eine Content Library integriert, die eine große Vielzahl an
verschiedenen Dateitypen speichern kann. Gleichzeitig bietet CloudFiles eine sehr leichte Bedienung
über einer Browser-Extension, die es ermöglicht sichere und trackbare Dateilinks mit null Mausklicks
einzufügen. Man kann Dateien von überall in HubSpot aus hochladen, mit einem einfachen Klick auf
den CloudFiles-File-Manager Shortcut. Das Bild unten zeigt die Browser-Extension in Action!
Workflows auslösen & Kontaktlisten filtern
Sequenzen und Workflows sind zwei der leistungsstärksten Features von HubSpot. Sales- und
Marketingteams können sich abstimmen, ihre Leads qualifizieren, automatisch Leads im KonversionsProzess generieren, usw… Leider kann man das HubSpot-Dokumente-Tool nicht mit den Workflows
integrieren und nutzen. Es gibt kein „Dokument betrachtet“ Event und so kann auch kein
automatischer Workflow ausgelöst werden der darauf beruht, dass ein potentieller Kunde das
Dokument angesehen oder heruntergeladen hat. Dieser Beitrag hat über 100 Upvotes in der
Community bekommen, die genau dieses Feature fordert.
CloudFiles hat eine tiefgreifende Integration mit HubSpot. Mit dem „CloudFiles: File Viewed“ Event
kann man Workflows auslösen und Kontaktlisten filtern. Dieses Event kann man noch weiter
verfeinern, indem man Analysedaten wie Viewzahl, Downloads, Lesezeit, etc mit einbezieht.
Downloadbarkeit abschalten & weiterführende Sicherheitseinstellungen
Das HubSpot-Dokumente-Tool lässt eine Vielzahl von Sicherheits- und Privatsphäreneinstellungen
vermissen. Dies wird nun im Detail erläutert. Die Möglichkeit, die Downloadbarkeit abzuschalten, hat
in der HubSpot Community ein großes Interesse ausgelöst. Der Post diesbezüglich hat über 100
Upvotes und regelmäßige Kommentare von neuen Usern, die dieses Feature explizit fordern.
Es mangelt auch an Sicherheitseinstellungen bei geteilten Dokumente im HubSpot-Dokumente-Tool.
Wie zum Beispiel Passwortabfrage, Ablaufdatum, Team-Management, Datenschutzabfragen und -
einstellungen.
CloudFiles bietet eine Vielzahl von wichtigen Sicherheitseinstellungen für die Dateilinks, wie zum
Beispiel Ablaufdatum, Passwortschutz, weiches und hartes Content Gating, downloadbarkeit und
vieles mehr. Das untere Bild zeigt die Details von einigen Features.
Trackingdaten
Auch wenn das HubSpot-Dokumente-Tool das User-Engagement auf dem Dokument nachverfolgt, so
fehlen doch entscheidende Tracking-Metriken. Dazu zählen wir Download History, Versionierung,
tiefbohrende Analysedaten, internes Link-Tracking, Team tracking, etc… Außerdem kann das Tool
nicht dazu verwendet werden, überall in HubSpot Link-Klicks zu tracken.
CloudFiles ermöglicht ein besseres Dokumente-Tracking, denn es bietet viel tiefere Analysemetriken.
Siehe Bild unten. Zusätzlich kann man die Gesamtstatistiken ansehen oder bis in einzelne ViewSessions vordringen und wertvolle Informationen abziehen. Dies erschafft ein vollständigeres Bild der
Content Performance. Mit CloudFiles kann man Link-Klicks ganz genau tracken, zum Beispiel in EMails oder von CTAs.
Eigenes Branding & Domain
Einige Unternehmen wollen nicht, dass ihre Kunden wissen, dass sie eine Drittanbietersoftware
verwenden um Dateien zu teilen. Diese Unternehmen brauchen ein komplettes White-Labeling,
inklusive Logo, CI und einer angepassten URL. Das HubSpot-Dokumente-Tool ermöglicht kein WhiteLabeling. Mit fast 100 Upvotes, hat der Post über diesen Sachverhalt in der Community auch einiges
an Zuspruch erhalten
CloudFiles bietet einen Enterprise-Plan, mit dem Unternehmen eine personalisierte Domain und ihr
eigenes Branding auf den CloudFiles-Viewer anwenden können. Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne,
wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren möchten!
Lizenzbedingungen
Eine letzte Beschwerde noch, die wir von HubSpot-Kunden während unserer Gespräche gehört
haben: Das HubSpot-Dokumente-Tool erfordert eine Sales Hub Lizenz, man muss eine teure Lizenz
für das Marketingteam kaufen, welches für gewöhnlich auch für das Salesteam den Content erstellt
und verwaltet. Der Gratisplan von Hubspot bietet nur Platz für 5 Dokumente. Aus diesem Grund
erscheint das HubSpot-Dokumente-Tool sehr teuer für den Workflow von manchen Teams.
CloudFiles bietet eine sehr kostenschonende Lösung für das Teilen und Tracken von Dateien. Alle
Features sind verfügbar ab einem Preis von 5 € pro User pro Monat. Für Jahreslizenzen und große
Teams gibt es zudem großzügige Rabatte. Eine Lizenz benötigt man nur für das hochladen und
erstellen von teilbaren Dateilinks. Jemand, der nur Analysedaten generieren will, benötigt keine
kostenpflichtige Lizenz!
Da CloudFiles eine unabhängige Drittanbieter-App ist, unterscheiden wir nicht nach der HubSpotLizenz eines Users. CloudFiles funktioniert bestens mit allen verfügbaren HubSpot-Lizenzarten!
Fazit
Wir haben hier nur über einige der wichtigsten Problemstellungen berichtet, die von der Community
geäußert werden. Es gibt noch zahlreiche kleinere, wie zum Beispiel die fehlende API-Anbindung,
falsche Öffnungen, Benachrichtigungseinstellungen, notwendige E-Mail-Abfrage, etc…
CloudFiles löst die meisten – vermutlich sogar alle diese Probleme. Mit klarem Fokus auf eine
einfache Implementierung von Filesharing für Unternehmen, die stets durch neue Features glänzen
kann.
Für spezielle Use Cases, die eine vorherige Absprache und Individualisierung benötigen, kann man
uns gerne jederzeit unverbindlich kontaktieren.